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淺談總監如何主持好監理例會
        作者:高偉新        更新時間:2017-05-07        點擊次數:114

 

 

在工程項目監理的過程中,監理例會是一種定期召開的工地會議,是項目監理機構管理好工程項目的重要手段之一。監理例會開得好與壞,反映出項目總監理工程師(以下簡稱"總監")的管理水平和工作能力:項目總監能力強的工程項目,監理例會開得簡要、主題明確、很有實效,參建單位人員均能準時到會并積極參與;項目總監能力弱的工程項目,監理例會開得拖沓、主題不明確、沒有效果,參建單位人員到會遲到、早退的現象經常發生。因此,如何主持好監理例會是項目總監工作中的一項重要的課題,值得大家認真探討。筆者根據多年來從事項目總監的實踐經驗,談一下個人體會。


1  
制定監理例會各參會方必須遵守的規則

監理例會是項目監理機構管理好工程的一項重要的手段。在第一次工地會議上,必須就如下內容進行協商并達成一致:監理例會召開的時間周期、各參建方參會人員、匯報材料的內容要求;參會人員必須準時參加,對遲到人員進行處罰;對有事不能到會的人員,必須事先向項目總監請假并委派能承擔責任的負責人參加會議;會議時間一般不超過2 h;會議上發言的語言以普通話為準,參會單位要選定一位主要發言人,其他人員可以進行必要且簡短的補充。這就要求各參會單位在會議上提交的問題應在會前得到統一,決不允許同一參會單位有多人意見不一的表述。

 

2   明確監理例會的內容

由于各參會方所提出的問題涉及面較廣,一次例會不可能解決所有問題。因此,總監有必要明確例會的內容,可起到集中主題的作用。

 (1)參會單位匯報上次監理例會已議定要求各單位落實事項的情況,對未能完成的要說明原因及確定最終完成的時間界限。

 (2)檢查工程項目各單位施工進度的完成情況;對比進度計劃,對滯后的施工進度進行具體分析:是否處于關鍵線路上、對后續工序影響,采取必要措施,制定出進行趕工的方案。

 (3)檢查工程質量控制運行的情況,對質量偏差進行分析,查找根源并制定有效和切實可行的措施進行整改,以確保質量符合強制性標準、設計文件和驗收規范的要求。

 (4)檢查工程安全生產、文明施工的狀況,對不按規定要求進行安全生產和文明施工的單位,采用現場直播圖片的方法指出存在的問題,以加深參會人員的印象,使不安全生產、不文明施工的現象得到糾正,

 (5)檢查工程施工方案及專項施工方案的編制和執行情況;做好專項方案施工前的專家論證和技術交底工作,做好方案施工過程中的督促工作和方案實施后的檢查驗收工作。

 (6)檢查工程材料、周轉材料和設備機具的投入情況;對不及時采購進場而影響工序施工的,要求分析產生的原因。

 (7)檢查總包單位與分包單位工序間的配合問題,檢查是否存在影響施工場地和作業面的問題。

 (8)解決其他需要協調的問題。

 

3   明確不在監理例會上討論而需要單獨召開專題會議的內容

涉及到工程進度、費用增減等比較敏感的問題,往往各方有較大的爭議,難以在短時間內解決,所以要設立專題例會,避免在監理例會上陷于被動。

 (1)涉及到設計變更聯系單的簽證:由于變更聯系單可能涉及到工程進度的安排、技術方案的變更、工序的調整、工程進度時間的增減和工程費用的增減等,需要各方認真準備資料,進行現場計量等工作;然后還要經過多次協商,方可達成一致意見。

 (2)涉及工程量計量和工程款支付簽證:由于涉及已完工工程質量驗收合格、工程量計量規則以及施工合同等方面的內容,應認真對待;在多方協商后方可達成一致意見。

 (3)涉及替換施工方案、施工驗收標準、調整關鍵線路上的施工工序;涉及到分包單位、甲供材料進場時間的調整。

 (4)更換關鍵崗位工作人員,由于涉及到施工合同中班組成員考核標準,應以合同為依據,嚴格按程序辦理;不應在會議上以口頭的形式進行匯報提出。

 

4   做好監理例會前的資料準備工作

為了開好監理例會,項目總監首先要對例會周期內的工程施工情況進行了解和必要的總結;必要時項目監理部內部開一次短會,聽取各監理人員的意見和建議,以統一監理部的意見。對存在的問題分析,找出問題存在的原因。

 (1)了解上次會議已議定需要落實整改的結果,對未落實解決的問題要查找根源。

 (2)收集監理例會周期內各單位工程施工進度數據,與施工進度計劃進行對比分析,以獲取工程實際進度與計劃工期之間的偏差;分析產生偏差的原因及對后續工序的影響,找出調整進度計劃的切實可行措施。

 (3)對例會周期內監理現場質量檢查中發現的問題進行分析,找出影響質量的原因并就其根源采取解決的措施。

 (4)對例會周期內監理現場安全生產和文明施工檢查中發現的不安全、不文明、不嚴格按專項方案進行施工的現象,進行現場拍照取證并制作圖片;對圖片上內容違反哪條安全生產管理條例進行說明并指出正確的安全生產方法。

 (5)對總包單位與分包單位之間、總包單位各班組之間、不同標段之間的工序施工、場地作業面、道路運輸及成品保護等產生的矛盾,要了解其前因后果,從現場實際出發,確定協調的立場和原則。

 (6)對周轉材料的使用情況進行檢查;對不符合要求的模板等材料,要求施工單位及時更換;根據施工定額分析其周轉材料的使用次數。

 (7)對例會周期內的建設行政主管部門下發的通知、文件和有關建設單位的通知精神,總監要認真學習,領會其精神;并在會議上抓住精髓,簡要轉達。

 

5   組織好監理例會,總監對會議起正確的導向引領作用

在監理例會開始時,總監可以簡要回顧會議周期內各項工作開展的情況、上次例會決議的落實情況以及提出問題的整改情況。之后,由各參建單位(施工總包單位、分包單位、建設單位)發言,主要圍繞著施工進度、質量、周轉材料、勞動力安排、材料/構配件/設備進場計劃、安全生產、文明施工等方面的內容進行匯報,以及需要監理協調解決的問題等。然后總監對各參會方匯報內容和需要協調的問題進行必要的點評,并就問題協調各方意見。特別要認真聽取建設單位的意見和建議,對違反強制性條文、設計文件、驗收規范、質量和安全管理條例的現象,要持明確的態度加以制止。

總監主持監理例會,要把握好會議的走向,要掌握和運用主持會議的權力,控制好會議的節奏和方向。對出現"跑題""偏題"的,總監要及時提醒并巧妙地拉到總監原來設定的會議議題上來。對一時難以達成一致意見的問題,可以暫時擱置,不要糾纏不休。可告訴各方,該問題待各方補充證據后,監理將單獨召開專項會議來協調解決。對各參會方匯報的時間進行掌控,總監要適當對發言人進行提醒或制止,以提高會議議題的集中度和會議效率。

在會議最后,總監要進行總結性發言,對本次會議協商、一致的問題形成會議決議。在決議中要明確各方完成任務的時間;對尚未形成統一意見的問題,總監要根據自己的工程實踐經驗進一步評判;對一些原則性的問題,總監應該要有明確的立場和態度。對一些協商性的問題,應在例會紀要中加注,等以后重新安排專題會議時加以討論解決。整個會議自始至終,總監的發言時間應該是最長的。總監應本著尊重事實、獨立、客觀、公正的原則來闡明自己的觀點。既要從建設單位的觀點來考慮問題,又要維護施工單位的正當合法權益,始終堅持公正、獨立的立場,才能更好地樹立總監的威信,獲得所有參會單位人員的尊重和好評。

 

6   做好會議記錄,及時整理發放會議紀要

在監理例會上,總監要指定專人記錄會議內容;同時強調,總監本人也應該記錄好會議內容。因為總監是整個例會的靈魂,對會議的闡述和參會人員的意見比其他任何人員理解的準確度更高,更能準確地記錄各參會方的意見和要求。項目監理部其他參會人員也要做好記錄,以便整理會議紀要時進行補充和校正,使記錄盡可能地全面和翔實。同時監理參會人員記錄也可以使各監理人員集中精力,認真聽取別人的發言,尋找今后在工程監理中的重點監控措施。

監理例會紀要由項目監理機構負責起草編寫,要注意用詞恰當、語句通順、表達的意思清楚。經總監審查后送各參會單位進行審閱和修改。最終由總監審查并協調后定稿。項目監理部要及時打印成稿并發放給所有參會單位。參會單位較多時,項目監理部對分包單位可以不用其對紀要草稿進行審閱,但要在例會紀要后注明"如有不同意見,請在收到本監理例會紀要后的 3 d內以書面的形式上報監理項目部"。監理部收到不同意見后一定要十分重視,及時進行現場查找取證和拍照留存,項目總監要認真對待。如果反映情況屬實,應在下次監理例會上予以說明,并寫入下次監理例會紀要中。因為監理例會紀要是各方達成一致的會議紀要,可視為協議的補充,各方都必須遵照執行。只有認真寫好監理例會紀要,才能減少日后的扯皮現象。


7   加強重視會后的落實工作

監理例會的最終目的是為了落實會議決定的內容。監理例會紀要發出后,總監應重點抓好落實,要根據紀要內容在監理項目部內部進行分工,安排監理人員及時跟蹤和督促各有關方按照紀要執行整改工作。總監要對紀要的落實情況進行檢查;對未能及時落實的問題,要查找原因,找責任人談話并協助解決。總監一定要有耐心,堅持原則、跟蹤檢查,直到落實為止。對久拖不能落實的問題,項目監理部可采取抄報各參建單位上級主管部門的辦法,借助參建單位的安全技術管理部門的力量,來達到會議所提出的內容得到落實的結果。

總監保持這種持續的檢查落實的工作作風,也會給參建單位形成壓力,會起到更好的效果。只要監理認真履職和努力工作,建設單位就會歡迎并且支持監理的工作,施工單位也會理解并轉而支持監理的工作。只有形成了各參建方良性互動的局面,才能把項目監理部的工作做好。

 

總之,項目總監如何主持好監理例會,是一個值得大家認真探討的課題。筆者認為,主持好監理例會是與項目總監的工作經驗、知識水平、工作態度和工作能力分不開的,是項目總監展現自己素質的綜合體現。會議開得好與壞,同項目總監說話的語氣和態度、對工程現場的熟悉掌握的程度、對合同協議文件的理解深度、對施工方案可操作性的了解深度以及是否有掌握全局的觀念是分不開的。當然針對不同的工程、不同的參建單位、不同的施工合同,要采取不同的方法加以區別對待。



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